Redactar amb eficàcia
Principis bàsics
1. Pensem abans d’escriure i concentrem-nos en la informació essencial. L’estructura bàsica d’un text és: inici, desenvolupament i cloenda.
2. Busquem sempre la comoditat del destinatari. Posem-nos en el seu lloc: què sap i què no sap; què li hem d’explicar i què no cal que li expliquem.
El destinatari ha de comprendre el missatge immediatament i plenament.
3. Adeqüem el missatge a la situació comunicativa: canal, intencionalitat, relació emissor-destinatari i tema.
Trobem el to adequat i mantinguem-lo al llarg de tot el text.
3.1. Decidim el tractament més adequat de l’emissor i el destinatari i mantinguem-lo al llarg de tot el text.
- Li haig de comunicar…
Us haig de comunicar…
- Si té cap dubte…
Si teniu cap dubte…
- Li agraïm…
Us agraeixo…
Aquesta coherència exigeix parar una atenció especial a les formes verbals i als pronoms.
4. Elaborem els documents amb responsabilitat i sentit crític. Siguem conscients que els nostres escrits han de tenir el grau de qualitat lingüística que s’espera de l’Administració pública.
5. Redactem sense errors ortogràfics. Ajudem-nos dels verificadors i tinguem-ne en compte les limitacions.
Precisió, rigor, coherència, brevetat
1. Triem les paraules que recullen el diccionari normatiu i els diccionaris especialitzats.
- pantallazo
captura de pantalla
- presencialisme laboral
presentisme laboral (‘ser-hi sense produir’)
- contemplar una possibilitat
considerar, recollir, reconèixer, preveure… una possibilitat
- timing
temporalització (‘distribució d’una acció en el temps’)
- streaming
reproducció en temps real
- advertència (‘avís amb comminació’)
advertiment (‘avís sense comminació’)
- complimentar un formulari
emplenar un formulari
1.1. Fem servir la mateixa paraula per a referir-nos a la mateixa cosa.
Feu-hi constar les dades següents: nom i cognoms, adreça postal, codi de l’expedient. El número d’expedient…
Si fem servir denominacions diferents per a un mateix concepte, dificultem la comprensió del text.
1.2. Siguem curosos amb el nom exacte de les denominacions: entitats, lleis, reglaments, programes, plans, jornades, cursos, premis, beques, publicacions, adreces, topònims, etcètera.
2. Vigilem la concordança en gènere i nombre.
- (al peu d’una sol·licitud…)
- Un cop signada, envieu-ho a…
Un cop signada, envieu-la a…
- Una taxa i un impost abusiu
Una taxa i un impost abusius
- D’acord amb el que estableix l’article 123.2 de la Llei d’urbanisme i l’apartat c del Reglament…
D’acord amb el que estableixen l’article 123.2 de la Llei d’urbanisme i l’apartat c del Reglament…
3. Triem formes verbals en lloc de construccions nominals. El verb és més directe i menys abstracte que el substantiu.
- Han portat a terme una avaluació del projecte final.
Han avaluat el projecte final.
- A fi de realitzar la pavimentació…
A fi de pavimentar…
- La secretària procedeix a donar lectura a l’acta…
La secretària llegeix l’acta…
4. Evitem paraules buides o expressions innecessàries que no aporten cap significat. La prolixitat i l’excés d’abstracció fan pensar que no tenim clar el missatge que volem comunicar o que no dominem l’objecte de la comunicació i necessitem amagar-nos darrere d’una cortina de fum.
- La implementació de la prevenció d’uns hàbits poc saludables en matèria d’alimentació sempre serà menys costosa que els tractaments mèdics de les malalties posteriors que aquells poden causar o originar.
Prevenir els mals hàbits alimentaris costa menys que tractar les malalties que ocasionen.
- Formuleu la vostra sol·licitud del servei de missatgeria amb suficient antelació a la seva prestació.
Sol·liciteu el servei de missatgeria amb prou antelació.
5. Evitem ambigüitats.
- Podeu personalitzar les consultes, comprovar l’estat, la factura dels anuncis, accedir a les liquidacions…
(L’estat, de què?)
(Dels anuncis:)
Podeu personalitzar les consultes, comprovar l’estat i la factura dels anuncis, accedir a les liquidacions…
(De les consultes:)
Podeu personalitzar les consultes i comprovar-ne l’estat, consultar la factura dels anuncis, accedir a les liquidacions…
6. Redactem amb frases actives i no abusem de les frases gaire llargues.
- Han estat dictades trenta-cinc resolucions favorables pel Servei de Contractació.
El Servei de Contractació ha dictat trenta-cinc resolucions favorables.
- El balanç no pot ser aprovat dins de la Comissió mentre els documents comptables no siguin examinats pels auditors.
La Comissió no pot aprovar el balanç si els auditors no examinen els documents comptables.
La Comissió no pot aprovar el balanç abans que els auditors examinin els documents comptables.
L’ordre natural de la frase ens ajuda a ordenar les idees i a redactar amb claredat.
(complements circumstancials) subjecte + verb + complement directe / atribut + complement indirecte (complements circumstancials)
7. Evitem les construccions de futur amb valor d’obligació.
- Els treballadors començaran la jornada de treball a l’hora que determina el Reglament.
Els treballadors han de començar la jornada de treball a l’hora que determina el Reglament.
El futur no té valor imperatiu. Indica simplement una acció no esdevinguda. En una norma no futura, sinó de caràcter permanent, hem d’utilitzar una construcció en present.
- Els secretaris de l’òrgan aixecaran acta de les sessions.
Els secretaris de l’òrgan aixequen / han d’aixecar acta de les sessions.
8. Evitem certes construccions de gerundi.
El gerundi expressa una acció simultània o anterior a l’acció expressada pel verb principal.
- Cada dia esmorza llegint el diari (acció simultània)
Han entrat corrent (modal, indica la manera com han entrat)
Planificant i programant, han aconseguit els objectius (acció anterior)
El gerundi no expressa una acció posterior o que és conseqüència de l’acció del verb principal de l’oració. A Va caure de la bicicleta trencant-se una cama, veiem que, expressat en gerundi, l’efecte (trencar-se la cama) sembla simultani, tot i que és evidentment posterior. La solució és Va caure de la bicicleta i es va trencar una cama o bé Caient de la bicicleta es va trencar una cama.
- La recent reforma de la Llei ha dotat aquestes entitats d’una seguretat jurídica que no tenien, contribuint al seu desenvolupament.
La recent reforma de la Llei ha dotat aquestes entitats d’una seguretat jurídica que no tenien i ha contribuït a desenvolupar-les.
La recent reforma de la Llei, que ha dotat aquestes entitats d’una seguretat jurídica que no tenien, ha contribuït també a desenvolupar-les.
9. Puntuem correctament.
- Tots els assistents, que eren tècnics municipals, van participar en el fòrum.
(= tots els assistents eren tècnics municipals)
Tots els assistents que eren tècnics municipals van participar en el fòrum.
(= uns quants assistents eren tècnics municipals i d’altres, no; només els tècnics municipals van participar en el fòrum)
10. Lliguem les frases i els paràgrafs amb connectors.
11. Organitzem bé la informació. Ajudem-nos dels paràgrafs: cada paràgraf és una unitat significativa.
12. Apliquem les convencions sobre l’ús de majúscules i minúscules, abreviacions i escriptura de les xifres.
- Llei 8/2006, de 5 de juliol, de mesures de conciliació de la vida personal, familiar i laboral del personal al servei de les administracions públiques de Catalunya
l’Administració local, les administracions locals
l’alcalde de l’Ajuntament de Mataró, els ajuntaments del Maresme
el producte interior brut, PIB
de 9 h a 14.30 h
32.000 h.
13. Revisem el text abans de donar-lo per acabat. A continuació, posem-nos en el lloc del destinatari: és prou comprensible i coherent?
14. Introduïm-hi les correccions i les millores que calguin.
- Fem de l’escriptura un acte conscient.
- Quan escrivim, parla la Diputació de Barcelona.
- D’escriure, se n’aprèn.
- Els ciutadans, les institucions i el personal de la Diputació esperen que la nostra comunicació escrita tingui el grau de qualitat lingüística pròpia de l’Administració pública.
En aquesta pàgina